Bleiben Sie wachsam im Jahr 2025: Wie selbständige Interim-Professionals und Auftraggeber in den Niederlanden in der neuen steuerlichen Realität weiterhin zusammenarbeiten können

Ab 2025 wird die Kontrolle auf Scheinselbständigkeit für Freelancer und Auftraggeber durch die verschärfte Durchsetzung des Gesetzes zur Deregulierung der Beurteilung von Arbeitsverhältnissen (DBA) strenger. Diese Änderungen erfordern Anpassungen sowohl von Freiberuflern als auch von Auftraggebern, um Bußgelder und Nachzahlungen zu vermeiden. Dieser Artikel bietet konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitungen für beide Gruppen, um in der neuen Situation gut zusammenzuarbeiten und Risiken zu vermeiden.

Was ändert sich ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Durchsetzung des DBA-Gesetzes wieder aufgenommen, was bedeutet, dass der Fiskus strenger auf Scheinselbständigkeit kontrollieren wird. Ziel ist es, Situationen zu vermeiden, in denen ein Freelancer formal als Selbständiger tätig ist, tatsächlich jedoch als Angestellter arbeitet. Ab 2026 wird dies durch das Gesetz zur Klarstellung der Beurteilung von Arbeitsverhältnissen (VBAR) weiter verschärft, das unter anderem eine gesetzliche Vermutung der Arbeitnehmerstellung für Freelancer mit einem Stundensatz unter 33 € einführt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Freelancer: So bleiben Sie nach 2025 selbstständig

1. Arbeiten Sie für mehrere Auftraggeber (wenn möglich)

Für viele Freelancer wie Krisenmanager, Marketingmanager oder HR-Manager ist es nicht realistisch, während eines intensiven Projekts für mehrere Auftraggeber zu arbeiten. In diesem Fall ist es wichtig, auch außerhalb dieser Aufträge aktiv zu netzwerken und Akquisitionsbemühungen zu dokumentieren. Plattformen wie Planet Interim können Sie dabei unterstützen, da sie täglich neue Aufträge mit Ihrem Profil abgleichen, sodass Sie nachweisen können, dass Sie kontinuierlich nach neuen Aufträgen suchen und nicht von einem einzigen Kunden abhängig sind.

Beispiel:
Wenn ein Marketingmanager eine sechsmonatige Kampagne bei einem Auftraggeber durchführt, kann er weiterhin über Planet Interim nach neuen Aufträgen suchen, was zeigt, dass er nicht wirtschaftlich von diesem einen Kunden abhängig ist. 

2. Tragen Sie kommerzielle Risiken

Als Freelancer müssen Sie kommerzielle Risiken tragen, wie zum Beispiel die Finanzierung von Materialien, Versicherungen und Haftung. Stellen Sie sicher, dass diese Risiken in Ihren Verträgen klar festgehalten werden, damit Sie nachweisen können, dass Sie als Selbständiger agieren. Dies ist beispielsweise für einen HR-Manager wichtig, der für die Implementierung einer neuen Personalpolitik verantwortlich ist.

Beispiel:
Ein HR-Manager, der eine neue Personalpolitik für ein Unternehmen umsetzen muss, sorgt selbst für zusätzliche Expertise oder Tools, wenn erforderlich, was zeigt, dass er als Unternehmer agiert und kommerzielle Risiken trägt.

3. Arbeiten Sie mit klaren Auftragbeschreibungen

Ein Vertrag sollte klar beschreiben, was die konkreten Liefertermine, Ergebnisse und Ziele des Projekts sind. Dies hilft zu zeigen, dass Sie selbständig arbeiten und nicht unter Leitung des Auftraggebers stehen.

Beispiel:
Angenommen, Sie sind ein Interim-IT-Manager. In Ihrem Vertrag wird festgelegt, dass Sie innerhalb von sechs Monaten eine Software-Implementierung abschließen müssen, mit detaillierten Ergebnissen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Auftrag klar abgegrenzt und als Projekt betrachtet wird, nicht als strukturelle Arbeit.

4. Dokumentieren Sie Ihre Akquisitionsbemühungen

Interim-Manager und Projektmanager können oft nicht für mehrere Auftraggeber gleichzeitig arbeiten, aber es ist wichtig, dass Sie zeigen können, dass Sie aktiv neue Kunden gewinnen, auch außerhalb laufender Projekte. Registrieren Sie sich bei spezialisierten Agenturen und Plattformen wie Planet Interim. Dokumentieren Sie darüber hinaus jegliche Marketingmaßnahmen, Netzwerkaktivitäten, wie Messen und Workshops, und orientierende Gespräche.

Beispiel:
Ein Projektmanager kann Mitglied bei Planet Interim sein und zusätzlich regelmäßig an Networking-Events teilnehmen und Gespräche bei Agenturen führen, was deutlich macht, dass er kontinuierlich nach neuen Projekten sucht. Dokumentieren Sie Mitgliedschaften, Events und Gespräche.

Größtes Risiko für Selbständige

Wenn das Finanzamt feststellt, dass Sie als Arbeitnehmer und nicht als Selbständiger hätten eingestuft werden müssen, können die finanziellen Konsequenzen erheblich sein, sowohl für den Auftraggeber als auch für den (ehemaligen) Selbständigen. In diesem Fall ist der Auftraggeber verpflichtet, den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen, während der Selbständige (nun Arbeitnehmer) für den Arbeitnehmeranteil der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich ist. Dies bedeutet eine zusätzliche Steuerlast, die über die bereits gezahlte Einkommensteuer des Selbständigen hinausgeht.

Beispiel:
Bei einem Jahreseinkommen von 100.000 € und einem kombinierten Steuer- und Beitragsanteil von 37,5 % könnte die gesamte zusätzliche Abgabe für den Selbständigen und den Auftraggeber etwa 37.500 € betragen.

•  Die zusätzliche Abgabe für den Arbeitnehmeranteil der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge würde sich auf etwa 12.500 bis 13.000 € belaufen, abhängig von den persönlichen Steuersätzen des Selbständigen. Da der Selbständige jedoch bereits Einkommensteuer gezahlt hat, kann dieser bereits gezahlte Betrag mit der nun geschuldeten Lohnsteuer verrechnet werden, was zu einer geringeren tatsächlichen Netto-Abgabe für den (ehemaligen) Selbständigen führt.
•  Der Auftraggeber könnte mit einer zusätzlichen Abgabe für den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge konfrontiert werden. Für Einkommen bis zur Obergrenze von 71.628 € (2024) beläuft sich dieser Beitrag typischerweise auf etwa 25 %, was zusätzliche Kosten von rund 17.900 € für den Auftraggeber bedeutet.

Zusätzlich zu diesen Abgaben kann das Finanzamt die zuvor gewährten Steuervergünstigungen, die der Selbständige erhalten hat, zurückfordern, wie etwa die KMU-Gewinnfreistellung (14 %) und den Selbständigkeitsabzug, der sich auf etwa 7.000 € pro Jahr beläuft. Wenn ein Selbständiger über mehrere Jahre hinweg fälschlicherweise als solcher eingestuft wurde, kann dies zu erheblichen Rückforderungen führen. Bei einem Einkommen von 100.000 € pro Jahr und fünf Jahren Fehleinstufung kann die Gesamtrückforderung der Steuervergünstigungen, einschließlich Strafen (in der Regel etwa 50 %) und Zinsen (4 %), mehr als 85 % des Jahreseinkommens betragen.

Dies unterstreicht die Bedeutung für Selbständige, ihren unabhängigen Status sorgfältig zu schützen, indem sie kommerzielle Risiken übernehmen, klare und gut dokumentierte vertragliche Vereinbarungen treffen und sicherstellen, dass ihre Arbeitsweise den Kriterien des Finanzamts entspricht. Durch eine sorgfältige Verwaltung dieser Aspekte können Selbständige sich gegen unerwartete Steuerforderungen und potenzielle Rückforderungen schützen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Auftraggeber: So bleiben Sie Freelancer-sicher nach 2025

1. Sorgen Sie für klare Verträge

Es ist entscheidend, dass Verträge mit Freelancern klar und vollständig sind. Sie sollten die selbständige Position des Freelancers deutlich machen, einschließlich Vereinbarungen über Versicherungen, Rechnungsstellung und die Möglichkeit der Vertretung. Dies ist besonders wichtig bei Aufträgen, bei denen der Freelancer neben Angestellten arbeitet.

Beispiel:
Angenommen, Sie beauftragen einen Interim-Compliance-Manager für ein großes Compliance-Projekt. Im Vertrag wird festgelegt, dass er selbst für seine Berufshaftpflichtversicherung verantwortlich ist und die Freiheit hat, sich vertreten zu lassen.

2. Vermeiden Sie langfristige und strukturelle Aufträge

Aufträge, die zu sehr einer Festanstellung ähneln, wie das Ausfüllen einer strukturellen Rolle innerhalb eines Unternehmens, sollten vermieden werden. Dies kann durch klare Endpunkte und Ziele innerhalb des Projekts erreicht werden.

Beispiel:
Ein Interim-Compliance-Manager wird eingestellt, um innerhalb von sechs Monaten ein neues Compliance-Framework umzusetzen, das den sich ändernden Vorschriften im Finanzsektor entspricht. Das Projekt hat klare Ziele und Meilensteine, wie die Fertigstellung von Handbüchern und die Schulung des Personals. Dies verhindert, dass die Steuerbehörde den Auftrag als strukturelle Arbeit ansieht, da das Projekt einen spezifischen Anfang und ein Ende hat und auf konkrete Ergebnisse ausgerichtet ist.

Solche abgegrenzten Projekte zeigen, dass der Interim-Compliance-Manager ein selbständiger Fachmann ist, der für einen befristeten Auftrag eingestellt wurde und nicht als Ersatz für eine strukturelle Funktion innerhalb der Organisation.

3. Verwenden Sie Stundensätze über 33 €

Ab 2026 gilt eine gesetzliche Vermutung der Arbeitnehmerstellung für Freelancer, die weniger als 33 € pro Stunde verdienen. Dies bedeutet, dass ein Freelancer mit einem niedrigeren Stundensatz eher als Arbeitnehmer betrachtet wird. Obwohl dies nicht das einzige Kriterium ist, kann es hilfreich sein, Stundensätze oberhalb dieser Grenze zu halten.

Beispiel:
Ein Auftraggeber, der einen Freelancer für ESG-Beratung mit einem Stundensatz von 95 € beauftragt, hat weniger Chancen, dass diese Beziehung als Anstellung angesehen wird.

Größtes Risiko für Auftraggeber

Wenn ein beauftragter Freelancer von der Steuerbehörde als Arbeitnehmer eingestuft wird, kann dies zu erheblichen Nachforderungen für den Auftraggeber führen. Der Auftraggeber ist dann verantwortlich für die Zahlung des Arbeitgeberanteils an den Sozialversicherungsbeiträgen und der Lohnsteuer bis zur maximalen Beitragsbemessungsgrenze von 71.625 Euro (2025).

Beispiel:
Bei einem Stundensatz von 125 Euro und einer Arbeitswoche von 40 Stunden über 44 Wochen pro Jahr beträgt das Jahreseinkommen des Freelancers 220.000 Euro. Wenn die Steuerbehörde entscheidet, dass der Freelancer als Arbeitnehmer hätte eingestuft werden sollen, kann der Auftraggeber eine Nachforderung für den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen erhalten. Dieser Beitragssatz beträgt 27,65 % auf Einkünfte bis zur Bemessungsgrenze von 71.625 Euro.

• Nachforderung Arbeitgeberanteil: 71.625 Euro x 27,65 % = 19.798,31 Euro (2025).

Dies verdeutlicht das potenzielle finanzielle Risiko für Auftraggeber, wenn die Selbstständigkeit eines Freelancers nicht klar definiert und dokumentiert ist. Durch klare Vereinbarungen und gut dokumentierte Verträge kann dieses Risiko erheblich reduziert werden, wodurch sich Auftraggeber vor unerwarteten Nachforderungen und rechtlichen Komplikationen schützen können.

Wie bleibt die Zusammenarbeit erfolgreich?

Es ist entscheidend, dass sowohl Freelancer als auch Auftraggeber sich an die neuen Regeln anpassen und sorgfältig über die Inhalte der Verträge, Verantwortlichkeiten und das Risiko der Scheinselbständigkeit nachdenken. Uniforce Professionals ist ein Partner von Planet Interim und unterstützt Unternehmen und Freelancer bei der Erstellung klarer Verträge und der Festlegung transparenter Vereinbarungen zu Honoraren, Verantwortlichkeiten und Bedingungen zwischen Kandidaten und Auftraggebern. Dies sorgt für Transparenz und vermeidet Missverständnisse. Darüber hinaus bieten wir Unterstützung, um das Risiko der Scheinselbständigkeit zu minimieren und bei der Einhaltung der relevanten Vorschriften zu helfen. So fördern wir eine stabile, regelkonforme und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Kandidaten und Auftraggebern.

Fazit

Sowohl Freelancer als auch Auftraggeber müssen transparent arbeiten und die neuen Regeln einhalten. Freelancer müssen ihre Selbständigkeit nachweisen, indem sie kommerzielle Risiken tragen und aktiv neue Kunden gewinnen, während Auftraggeber klare Verträge abschließen sollten, um die Zusammenarbeit korrekt zu strukturieren. Durch die Befolgung dieser Schritte können beide Parteien auch in der verschärften Regelung ab 2025 erfolgreich zusammenarbeiten.